En el caso de la gerencia de instituciones educativas, como es el caso objeto de nuestro interés, es conveniente antes de establecer un concepto de Sistemas de Información, aplicar un método inductivo, es decir, estudiar estas definiciones por separado, para luego analizarlo de modo integrado.
Un sistema es, un módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. Esta definición se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos, como a objetos reales dotados de organización.
En este sentido, la información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados que sirven para construir un mensaje basado en cierto fenómeno o ente. Permite la resolución de problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Para generar información que sea relevante a los gerentes, los datos deben ser primero obtenidos de alguna fuente, un dato entonces es, es una representación simbólica de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Describen hechos empíricos, sucesos, entidades. Para transformar los datos en información, se utiliza el proceso siguiente:
1) Clasificar.
2) Ordenar.
3) Agrupar.
4) Calcular.
5) Seleccionar.
Entrada -> Procesamiento -> Salida
Luego de está definición se procederá entonces, a dar una definición genérica de Sistema de Información: conjunto de elementos que se interrelacionan con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).
De esta conceptualización, se desprenden una cantidad importante de Sistemas de Información, pero a efectos de instituciones educativas, éstos son los que mas se relacionan por las características organizacionales de las escuelas venezolanas:
- Sistemas de soporte de decisiones (SSD): Son sistemas que ayudan a los administradores a tomar decisiones en situaciones en las cuales el juicio humano es una contribución importante para el proceso de la solución de problemas. Los sistemas de soporte de decisiones están enfocados a niveles de alta gerencia dentro de las organizaciones.
- Sistemas de información de oficina (SIO): Es un conjunto de herramientas de automatización de oficinas que mejoran la productividad, eficiencia y efectividad de la empresa. Por otro lado es necesario notar que los SIO dan soporte a los trabajadores de datos, es decir no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización.
- Sistemas de Información Estratégicos (SIE): están enfocados a crear o permitir lazos e integración de entidades (organizaciones) para crecer, competir y sobrevivir dentro de su ambiente. Un sistema de información usado para el soporte de estrategias competitivas de una organización.
Estos tipos de sistemas de información, permiten establecer una serie de objetivos:
- Suministrar información de manera adecuada y oportuna a los gerentes.
- Proporcionar información indispensable para la toma de decisiones.
- Mostrar informes y resúmenes a disposición de todos los que resuelve los problemas de la compañía.
- Permitir que las funciones de planeación, control, operaciones se realicen en pro de la empresa.
- Proveer información que cumpla con los parámetros.
Alberto Lugo 